Restano dove sono.
Vera legge la cartella senza spostare o rinominare i documenti.
Vera · Archivio dello studio
Cerca nei documenti, nelle email e in WhatsApp con una sola domanda.
Vera mantiene sul tuo Mac un indice dei documenti dello studio. Quando fai una domanda, cerca in quell’indice e, solo se glielo chiedi, consulta anche Gmail o una chat WhatsApp.
Gmail funziona in ChatGPT o Codex. L’archivio locale e WhatsApp Desktop richiedono Codex; Vera lavora su un cliente alla volta e non scrive né modifica nulla.
La cartella è l’archivio. L’indice è il catalogo che rende i documenti ricercabili.
Da dove si parte
1. Scegli la cartella dello studio.
Può essere locale oppure condivisa e già sincronizzata sul Mac. Ogni cartella cliente diventa un perimetro di ricerca preciso.
Studio/ ├── Rossi SRL/ │ ├── Contratto.pdf │ ├── Contabilità/ │ └── Dichiarazioni/ ├── Bianchi SNC/ └── Verdi SRL/
Un indice privato sul Mac.
Contiene il testo ricercabile e il percorso del file originale, non una seconda copia della cartella.
Nuovi, modificati, rimossi.
Vera riconosce ciò che è cambiato e aggiorna soltanto la parte necessaria.
Il punto importante
La ricerca è meccanica. L’interpretazione usa Codex.
Sono due lavori distinti. Il primo costruisce e interroga il catalogo; il secondo capisce la domanda e prepara la risposta.
Che cosa fa il codice
- Trova tutti i file supportati.
- Estrae e divide il testo in passaggi ricercabili.
- Calcola un’impronta del file per riconoscere le modifiche.
- Aggiunge, aggiorna o rimuove i file dall’indice.
- Mantiene separata la cartella di ogni cliente.
- Cerca parole e frasi nell’intero testo.
Nessun modello decide quali documenti indicizzare o ignorare. Non viene creato un database di embeddings.
Che cosa fa Codex
- Interpreta la domanda e prepara le ricerche.
- Valuta quali passaggi trovati sono davvero pertinenti.
- Riapre il documento utile e controlla che non sia cambiato.
- Costruisce una risposta con i riferimenti alle fonti originali.
I risultati della ricerca sono candidati: non diventano automaticamente fatti corretti solo perché sono stati trovati.
Eccezione: per i documenti scansionati puoi attivare separatamente l’OCR. In quel caso un modello prova a trascrivere il testo presente nelle immagini e il risultato va verificato visivamente.
Le tre fonti
Documenti sempre disponibili. Gmail e WhatsApp solo su richiesta.
Le tre ricerche restano separate. Puoi usare solo i documenti oppure chiedere esplicitamente di controllare anche i messaggi.
Fonte 1 · locale
Documenti
Vera cerca nell’indice del cliente scelto e apre i file originali utili per verificare e citare i passaggi.
Esempio
“Che cosa prevede il contratto di Rossi sulla disdetta?”
Dove rimane
Il documento resta nella cartella dello studio; l’indice resta sul Mac.
Fonte 2 · in diretta
Gmail
Colleghi separatamente il connector Gmail di OpenAI. Confermi l’indirizzo completo del cliente e Vera cerca in quel momento i messaggi necessari, in sola lettura.
Esempio
“Controlla anche Gmail: Rossi ha scritto quando invierà l’estratto conto?”
Dove rimane
Le email restano in Gmail e non entrano nell’indice dei documenti.
Fonte 3 · sullo schermo
WhatsApp Desktop
Confermi il numero esatto. Codex usa Computer Use per aprire una chat individuale nell’app già autenticata e leggere soltanto i messaggi visibili che servono.
Esempio
“Controlla nella chat di Rossi se ha confermato la data.”
Dove rimane
La chat resta in WhatsApp. Aprirla può segnare messaggi come letti e lo storico visibile può essere incompleto.
Esempio concreto
Una domanda, tre controlli, una risposta con le fonti.
Non devi salvare le email nella cartella Rossi o esportare la chat.
“Per Rossi, cosa manca e quando ha promesso di inviarlo? Controlla documenti, Gmail e WhatsApp.”
Documenti
Vera controlla nella cartella Rossi quali file sono presenti e quali mancano.
Gmail
Cerca l’email in cui Rossi ha promesso una data di invio.
Controlla se nella chat individuale Rossi ha poi confermato quella data.
Risposta
Riunisce ciò che ha trovato e indica da quale documento o messaggio deriva ogni punto.
Il documento dice che manca l’estratto conto; l’email promette venerdì; WhatsApp conferma la stessa data.
Uno studio piccolo
È utile da soli e funziona anche in due.
La configurazione rimane semplice: una cartella esistente, un indice locale per persona, i propri account.
Se lavori da solo
Configuri la cartella una volta. Poi puoi chiedere, per esempio, che cosa manca per Rossi o che cosa prevede il suo contratto senza aprire ogni file a mano.
Se lavorate in due
Fabio e Paolo possono sincronizzare la stessa cartella dello studio sui loro Mac. Ognuno crea il proprio indice locale e collega i propri Gmail e WhatsApp.
I documenti possono essere gli stessi; indice, email, chat e sessioni Codex restano separati per ciascun professionista.
Dove rimangono i dati
Ogni fonte resta nel suo posto.
Vera non carica l’intero studio in un nuovo archivio online.
Fonte
Dove rimane
Come viene usata
Documenti
Cartella dello studio e indice locale sul Mac
Ricerca testuale; il file originale viene riaperto prima di citarlo
Gmail
Nella casella Gmail collegata
Ricerca in diretta, in sola lettura, solo quando richiesta
WhatsApp
Nell’app WhatsApp Desktop
Consultazione sullo schermo, solo quando richiesta
Risposta
Nella conversazione ChatGPT o Codex
Combina soltanto i contenuti pertinenti trovati
Gmail e WhatsApp vengono consultati solo quando lo chiedi e non vengono copiati nell’indice dei documenti.
I contenuti selezionati per rispondere possono essere elaborati nel contesto di Codex/ChatGPT secondo le impostazioni del tuo account.
Per iniziare
Per l’archivio locale, apri Vera in Codex Desktop.
Puoi continuare in ChatGPT con Gmail e i materiali forniti nella conversazione; usa Codex per la cartella locale e WhatsApp Desktop.
Indica la cartella dello studio che usi già.
Chiedi a Vera di configurare e aggiornare l’indice.
Fai una domanda indicando il cliente preciso.
Se serve, chiedi esplicitamente di controllare anche Gmail o WhatsApp.