Per studi commercialisti

Istruttoria clienti

Trasforma una cartella cliente disordinata in inventario documenti, mancanze, anomalie formali, memo interno ed email cliente.

Il plugin aiuta lo studio a trasformare una cartella disordinata di documenti cliente in un fascicolo ordinato: inventario dei file, documenti mancanti, anomalie formali, domande per il cliente e bozza di memo interno.

Lavora sui passaggi preparatori: ordina, segnala e produce file controllabili. Le valutazioni fiscali restano al professionista.

Il problema nello studio

Molto lavoro si perde prima della vera consulenza

Prima di valutare il merito fiscale, lo studio deve capire che cosa ha inviato il cliente, che cosa manca e quali chiarimenti chiedere. È un lavoro necessario, ma spesso ripetitivo e poco standardizzato.

⚠️

Attrito operativo quotidiano

file caricati male o senza nome utile;
allegati duplicati;
documenti dell'anno sbagliato;
CU mancanti o non riconciliate;
F24 senza contesto;
XML fatture elettroniche da ordinare;
ricevute sanitarie sparse;
avvisi dell'Agenzia inoltrati dal cliente senza spiegazione.

Cosa accade oggi?

Il cliente invia 47 file via email, Drive o cartella condivisa. Lo studio deve capire manualmente cosa c'è, cosa manca e quali domande fare.

Nel frattempo un collaboratore junior deve capire da dove iniziare, quali file aprire, come nominare l'indice e come trasformare il caos iniziale in una richiesta ordinata al cliente.

L'idea in una frase

Una procedura standard di studio, richiamabile da Codex

Il plugin non chiede al collaboratore di inventare ogni volta il prompt giusto. Porta dentro Codex una sequenza di lavoro definita: lettura cartella, classificazione, controlli formali, memo e bozze.

Punto Codex sulla cartella del cliente. Il plugin applica una procedura standard di studio e produce un fascicolo per l'istruttoria clienti.

1. Input

Una cartella cliente con PDF, F24, CU, XML fatture, avvisi e altri allegati raccolti dallo studio.

2. Lavorazione

Codex segue una procedura di studio: inventaria i file, applica controlli formali e prepara i punti da verificare.

3. Output

Una cartella ordinata con indice, CSV, anomalie, memo interno e bozza email al cliente.

Cosa fa concretamente

Dal materiale grezzo a un fascicolo leggibile

Ogni modulo produce un risultato verificabile. Dove serve giudizio professionale, il plugin si ferma alla segnalazione e prepara le domande.

📁

Inventario del fascicolo

Legge la cartella e sottocartelle del cliente, elenca i file, li raggruppa per tipologia probabile e produce un CSV/markdown con l'indice del fascicolo.

⚠️

Documenti mancanti o incerti

Non decide il trattamento fiscale, ma segnala ciò che appare mancante, ambiguo o da chiarire.

Presente una CU, ma i file suggeriscono possibile secondo datore di lavoro.
Presente contratto di mutuo, ma non certificazione interessi.
Ricevute sanitarie presenti, alcune senza chiaro riferimento al codice fiscale.
F24 presenti, ma non è chiaro se il set sia completo.

🧾

Controllo e-fattura XML

Analizza formalmente le fatture elettroniche XML: estrae dati, crea tabelle, segnala duplicati, date fuori periodo e file malformati.

Non valuta il corretto trattamento IVA. Evidenzia anomalie formali per la revisione del professionista.

📬

Prima lettura di avvisi e comunicazioni

Estrae da un avviso elementi pratici: mittente, data, protocollo, importi, scadenze, periodo d'imposta, documenti da recuperare.

Non dice se pagare, impugnare o ignorare. Prepara una scheda per la revisione del professionista.

✅

Bozza email al cliente

Trasforma la lista di mancanze e chiarimenti in una email ordinata, pronta da rivedere e inviare.

La bozza mantiene il tono dello studio e separa i documenti mancanti dalle conferme richieste.

Come funziona tecnicamente

Non è una normale chat. È un pacchetto di workflow per Codex.

Il plugin combina procedure scritte, script locali, template dello studio e limiti operativi. L'obiettivo è rendere ripetibile l'istruttoria clienti che altrimenti dipenderebbe molto dalla persona e dal prompt.

Skill Codex

Le skill sono procedure scritte: dicono a Codex come eseguire un'attività ricorrente, quali passaggi seguire, quali output generare e quali conclusioni evitare.

Script locali

Per le attività deterministiche il plugin usa script locali: scansione cartelle, parsing XML, estrazione date/importi, deduplicazione, generazione CSV.

Template

I memo e le email non vengono improvvisati ogni volta. Il plugin usa template standard dello studio, così gli output sono coerenti.

Guardrail

Le istruzioni del plugin limitano l'output: il sistema non deve dare conclusioni fiscali definitive, ma indicare elementi da verificare dal professionista.

Output strutturati

Il risultato non è solo una risposta in chat. Sono file utilizzabili: markdown, CSV, memo, bozze email.

Cosa produce

Output in file, non solo risposta in chat

Il risultato è una cartella di lavoro consultabile, allegabile al fascicolo interno e riapribile in un secondo momento.

out/
  00_fascicolo_index.md
  01_document_inventory.csv
  02_documenti_mancanti_o_incerti.md
  03_domande_per_professionista.md
  04_bozza_email_cliente.md
  05_anomalie_formali.md
  fatture/
    fatture_summary.csv
    duplicate_candidates.csv
    formal_anomalies.md
  avviso/
    avviso_intake_memo.md
    deadlines_and_amounts.csv

File	Contenuto
00_fascicolo_index.md	Indice leggibile del fascicolo cliente, con riepilogo delle categorie trovate.
01_document_inventory.csv	Tabella dei file con percorso, nome, tipologia probabile, anno e note operative.
02_documenti_mancanti_o_incerti.md	Lista di mancanze, ambiguità e punti da chiarire.
03_domande_per_professionista.md	Domande che richiedono revisione del commercialista o del responsabile pratica.
04_bozza_email_cliente.md	Email ordinata per richiedere integrazioni e conferme al cliente.
05_anomalie_formali.md	File fuori anno, duplicati potenziali, nomi non chiari, documenti malformati.
fatture_summary.csv	Riepilogo dati estratti dalle e-fatture XML.
deadlines_and_amounts.csv	Scadenze, importi e riferimenti estratti da avvisi o comunicazioni.

Perché è meglio di usare Codex puro

Stesso ambiente, meno improvvisazione

Codex puro può aiutare, ma richiede di saper formulare bene la richiesta ogni volta. Il plugin rende la procedura esplicita e ripetibile.

Ambito	Uso Codex puro	Con plugin Istruttoria clienti
Workflow	Dipende dal prompt scritto dall'utente.	Procedura standardizzata.
Output	Risposte variabili.	File sempre nello stesso formato.
Fatture XML	Potrebbe leggere alcuni file, ma senza parser dedicato.	Parsing locale e CSV strutturato.
Rischio	Può spingersi verso conclusioni non richieste.	Impostato per evitare pareri fiscali e rinviare al professionista.
Uso da parte di collaboratori	Serve saper chiedere bene.	Comando/workflow ripetibile.
Controllo	Più improvvisazione.	Template, procedure e limiti predefiniti.

Demo

Una cartella cliente, il comando, gli output

Lo studio non cambia il modo in cui riceve i file: salva i documenti in una cartella, chiede al plugin di preparare l'istruttoria clienti e mostra subito i file prodotti.

/Clienti/Rossi Mario/2025/
  CU_Rossi_2025.pdf
  Precompilata_730.pdf
  F24_giugno.pdf
  F24_novembre.pdf
  spese_mediche_1.pdf
  spese_mediche_2.pdf
  mutuo_contratto.pdf
  fatture/
    IT01234567890_001.xml
    IT01234567890_002.xml
  avviso_agenzia.pdf

"Codex, usa il plugin su questa cartella e prepara l'istruttoria clienti."

32file analizzati
8categorie individuate
3documenti probabilmente mancanti
2duplicati potenziali
1file fuori anno
1avviso con scadenza estratta
1bozza email al cliente generata
1memo interno creato

Step 1

Creo una cartella cliente con documenti misti.

Step 2

Chiedo a Codex di usare il plugin e preparare l'istruttoria clienti.

Step 3

Mostro i file generati: inventario, mancanze, memo, email.

Step 4

Mostro che il plugin non conclude fiscalmente: indica sempre cosa va verificato dal professionista.

Esempio di memo interno

Una base ordinata per la revisione

Il memo non sostituisce il controllo del professionista. Serve a far arrivare chi revisiona davanti a un fascicolo già leggibile.

Memo di istruttoria clienti — Cliente Rossi Mario — Anno 2025

Documenti ricevuti

Individuati documenti relativi a CU, precompilata 730, F24, spese sanitarie, mutuo, fatture elettroniche XML e un avviso Agenzia.

Elementi mancanti o incerti

Presente una CU. Non sono stati individuati altri documenti reddituali. Da confermare con il cliente l'assenza di ulteriori CU, redditi esteri, locazioni, attività autonoma o partecipazioni.

Presente documentazione mutuo, ma non risulta individuata una certificazione interessi passivi separata. Richiedere al cliente o verificare nel fascicolo.

Anomalie formali

Individuati due possibili duplicati tra ricevute sanitarie e un file con data non coerente con l'anno di riferimento. Verifica manuale consigliata prima dell'archiviazione definitiva.

Domande per il professionista

Verificare se la documentazione ricevuta consente di procedere con l'istruttoria 730 / Redditi PF o se occorrono ulteriori conferme sul perimetro reddituale.

Domande da inviare al cliente

Confermare completezza CU, eventuali F24 mancanti, completezza delle spese sanitarie e presenza di altri redditi o documenti non inclusi nella cartella.

Note di cautela

Individuate ricevute sanitarie. Il plugin non valuta la detraibilità: richiedere verifica del professionista su intestazione, tracciabilità e presenza nella precompilata.

Esempio di email al cliente

Da rivedere, rifinire e inviare

La bozza nasce dai punti mancanti o incerti. Lo studio mantiene il controllo sul contenuto e sul tono finale.

Oggetto: Documenti e chiarimenti necessari per completare l'istruttoria clienti

Buongiorno [Nome],

abbiamo effettuato una prima verifica del materiale ricevuto. Per completare l'istruttoria servono i seguenti documenti/chiarimenti:

confermare se esistono altre CU;
inviare certificazione interessi mutuo;
confermare se le spese sanitarie inviate sono complete;
inviare eventuali F24 mancanti;
confermare eventuali redditi esteri, locazioni, attività autonoma o altri elementi non presenti nel fascicolo.

Il materiale sarà poi verificato dal professionista incaricato.

Cordiali saluti

Cosa non fa — volutamente

Il perimetro è amministrativo-operativo

Questa parte è centrale: il plugin prepara il lavoro, ma non prende decisioni professionali.

non sostituisce il commercialista;
non rilascia pareri fiscali;
non decide se una spesa è deducibile o detraibile;
non decide se accettare o modificare la precompilata;
non decide se pagare o contestare un avviso;

non calcola imposte definitive;
non invia dichiarazioni;
non opera sui cassetti fiscali;
non prende decisioni al posto dello studio.

Il valore è nella preparazione ordinata del lavoro, non nella sostituzione del giudizio professionale.

Perché il rischio è più basso

Estrazione e segnalazione, non decisione

Il plugin lavora sul livello amministrativo-operativo: inventaria, ordina, estrae, segnala, prepara domande e bozze. Le conclusioni fiscali restano al professionista.

Estrazione, non decisione

Segnalazione, non consulenza

Memo per revisione, non parere finale

Modalità locale-first

La logica base lavora sulla cartella dello studio

L'idea è che il plugin possa lavorare sulla cartella locale dello studio. Le attività principali — inventario, parsing XML, deduplicazione, generazione CSV — possono essere eseguite localmente.

Questo è importante perché gli studi trattano dati sensibili dei clienti. In una versione più avanzata si potrebbero collegare backend, regole aggiornate o integrazioni, ma la logica base può essere locale.

Workflow operativo nello studio

Una sequenza semplice per collaboratori e professionista

Il plugin si colloca nella fase iniziale, quando il fascicolo è ancora disordinato e serve trasformarlo in materiale revisionabile.

Il collaboratore salva i documenti del cliente in una cartella.
Avvia Codex nella cartella.
Richiama il workflow del plugin.
Il plugin crea inventario, memo e bozze.
Il collaboratore controlla il fascicolo.
Il commercialista revisiona gli elementi sostanziali e decide.

Dove si inserisce nel lavoro dello studio

Prima della decisione professionale

Il plugin si colloca prima della decisione professionale. Serve a ridurre il caos iniziale.

Cliente Documenti disordinati Fascicolo in lavorazione Fascicolo ordinato Revisione collaboratore Revisione commercialista Pratica fiscale

Funzioni incluse

Le parti operative del workflow

Ogni modulo ha input e output chiari, così lo studio può usare solo la parte utile per quella pratica.

Analisi fascicolo cliente

Input: cartella cliente. Output: indice, categorie, mancanze, memo iniziale.

Controllo formale e-fattura XML

Input: file XML. Output: CSV riepilogativo, duplicati potenziali, anomalie formali.

Pacchetto 730 / Redditi

Input: documenti dichiarativi. Output: checklist di completezza e punti da verificare.

Avviso / comunicazione intake

Input: PDF o testo dell'avviso. Output: scheda con date, importi, periodo, protocollo e documenti necessari.

Bozza email cliente

Input: mancanze e chiarimenti. Output: email ordinata, pronta per revisione e invio.

Template memo interno

Input: risultati dei controlli. Output: memo coerente con lo standard dello studio.

Sezione tecnica più dettagliata

Come potrebbe essere organizzato il plugin

La struttura è leggibile anche per chi non sviluppa: descrizione del plugin, procedure operative, script deterministici, template e cartella di output.

istruttoria-clienti/
  .codex-plugin/
    plugin.json
  skills/
    fascicolo-intake/
      SKILL.md
    fatture-xml-check/
      SKILL.md
    avviso-intake/
      SKILL.md
    email-cliente/
      SKILL.md
  scripts/
    scan_folder.py
    parse_fatturapa_xml.py
    detect_duplicates.py
    make_inventory_csv.py
  templates/
    memo_istruttoria.md
    email_documenti_mancanti.md
  out/
    ...

plugin.json

Descrive il plugin: nome, versioni, comandi disponibili e risorse incluse.

skills

Contiene le procedure operative: come iniziare, quali passaggi seguire e quali limiti rispettare.

scripts

Esegue automazioni deterministiche: scansione cartelle, parsing XML, deduplicazione e CSV.

templates

Definisce il formato standard dello studio per memo interni ed email al cliente.

out

Raccoglie i file prodotti, pronti per revisione e archiviazione nel fascicolo.

Benefici per lo studio

Più ordine nella parte ripetitiva del lavoro

I benefici sono pratici: riguardano la preparazione della pratica, il passaggio di consegne e la qualità del materiale prima della revisione.

meno tempo perso a capire cosa ha mandato il cliente;
fascicoli più ordinati;
collaboratori junior più guidati;
email al cliente più rapide;
meno duplicazioni;
prima lettura più uniforme;
migliore passaggio di consegne al professionista;
documentazione interna più chiara;
riduzione del lavoro ripetitivo.

Download

Scarica il plugin e prova la demo locale

Il pacchetto contiene il plugin Codex, gli script locali, le skill operative, i template e una cartella demo. È pensato per mostrare concretamente il workflow a uno studio, senza collegamenti a servizi esterni.

Scarica il plugin

Archivio ZIP del prototipo locale. Include anche una guida breve con il comando demo e gli output attesi.

Scarica ZIP

Come usarlo: scarica lo ZIP, decomprimilo, apri il Terminale nella cartella estratta ed esegui il comando qui sotto. Gli output vengono creati in out-demo.

Contenuto del pacchetto

Manifest plugin: descrive il plugin e i prompt iniziali.
Skill Codex: fascicolo intake, controllo XML, avviso intake, email cliente.
Script locali: inventario cartelle, parsing FatturaPA XML, duplicati, output fascicolo.
Template: memo interno e email documenti mancanti.
Cartella demo: esempio Rossi Mario 2025 con CU, F24, XML, mutuo, spese sanitarie e avviso.
Test: controlli minimi per verificare il prototipo.

Come si usa

1. Scarica

Scarica lo ZIP e decomprimilo. Troverai una cartella chiamata istruttoria-clienti.

2. Apri la cartella

Apri il Terminale dentro la cartella estratta. Non serve login e non servono servizi esterni.

3. Lancia la demo

Esegui il comando qui sotto sulla cartella esempio examples/rossi-mario-2025.

4. Guarda gli output

Apri out-demo: contiene inventario, mancanze, anomalie, memo interno, email cliente e riepiloghi XML.

python3 scripts/build_intake_outputs.py \
  examples/rossi-mario-2025 \
  --year 2025 \
  --out out-demo